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| EDI-Projekt in 5 Schritten |
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| | EDI-Projekte sind von vornherein zum Scheitern verdammt!
Wollten Sie auch schon ein EDI-Projekt realisieren? Wurden Sie abgeschreckt von Aussagen, wie komplex und kompliziert diese Projekte in der Realität sind?
Lassen Sie sich dadurch nicht abschrecken. EDI ist ein Thema wie jedes andere auch. Wenn Sie einige Grundregeln beachten, dann können Sie auch EDI-Projekte erfolgreich einführen. Gesunder Menschenverstand auf der einen, klar definierte Ziele und Zuständigkeiten auf der anderen Seite sind bereits die halbe Miete.
Sagen Sie bitte nicht, genau das wären ja immer die Hauptproblempunkte in einem Projekt. Falls Sie diese Punkte beim Projektstart nicht geklärt haben, dann fangen Sie besser gar nicht erst dann. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt bloss zu einer grossen und teuren Enttäuschung wird, ist dann leider sehr gross.
Welches sind die grössten Missverständnisse bei einem EDI-Projekt?
- Rahmenbedingungen
Stellen Sie sicher, dass vor dem Start des EDI-Projektes die Ziele bekannt sind. Definieren Sie den Bereich, in dem EDI eingesetzt werden soll. Stimmen Sie dies mit den betroffenen Mitarbeitern/Fachabteilungen ab und sichern Sie sich deren Unterstützung. Stellen Sie ein Projektteam aus Technik und Fachabteilung zusammen. Achten Sie aber darauf, dass Ihr Projekt nicht einen „Techi-Anstrich“ bekommt, denn dann werden Sie die Unterstützung der Fachabteilungen früher oder später verlieren.
Speziell EDI ist auf die Mitarbeit der betroffenen Fachabteilungen angewiesen. Durch EDI werden die Arbeitsabläufe zum Teil stark geändert (aber natürlich auch optimiert). Dazu braucht es die Bereitschaft der Fachabteilung, sich in Neues einzuarbeiten und neue Technologien einzusetzen.
Gescheiterte EDI-Projekte werden oft der Technologie angelastet. EDI an sich ist nicht der Grund für das Scheitern, sondern fehlende Voraussetzungen im Projekt und leider oft auch Unverständnis, Widerstand und Versagen der beteiligten Mitarbeiter.
Hier nochmals die wichtigsten Punkte:
- Marketing: Machen Sie für Ihr EDI-Projekt Werbung. Auch firmenintern müssen Sie Ihr Produkt verkaufen, bevor Sie die notwendige Unterstützung finden. Machen Sie den Mitarbeitern klar, welche Vorteile das Projekt mit sich bringt, aber gleichzeitig weisen Sie auch auf die notwendige Unterstützung von Seiten der Fachabteilungen hin. Es gibt nichts schlimmeres für ein Projekt, als wenn die firmeninterne Unterstützung im Projektverlauf wegbricht.
- EDI-Infrastruktur: Ist im Unternehmen noch keine EDI-Infrastruktur vorhanden, muss diese im Rahmen des ersten Projektes aufgebaut werden. In diesem Fall müssen Sie der Kostenseite besondere Bedeutung beimessen. Allzu leicht wird das EDI-Projekt dann als zu teuer abgestempelt. Aber was die meisten Leute vergessen, die Infrastruktur ist bei zukünftigen EDI-Vorhaben bereits vorhanden und muss nicht jedes Mal neu aufgebaut werden. Deshalb müssen die Kosten entsprechend verteilt werden und dürfen nicht auf ein einziges Projekt angerechnet werden.
- Projektumfang: Hierzu gehören unter anderem die Definition der EDI-Geschäftspartner, die Definition des einzusetzenden EDI-Standards (zBsp EDIFACT oder ANXI X.12) falls noch kein Standard vorhanden ist, die Definition der auszutauschenden Nachrichten, der Einbezug der betroffenen Fachabteilungen Ihres Unternehmens. Bitte versuchen Sie, das Projekt in „verdaubare“ Teilbereiche aufzuteilen und nicht alles auf einmal realisieren zu wollen.
- Projektteam: Bestimmen sie die Mitarbeiter aus Technik und Fachabteilung, den Projektleiter sowie die Mitglieder des Steuerungsausschusses. Die Auswahl der „richtigen“ Mitarbeiter ist sehr oft von entscheidender Bedeutung für Erfolg oder Misserfolg des Projektes.
- Sponsoren: Auch dieses Thema darf nicht unterschätzt werden. Oft sind dies die „Geldgeber“ Ihres Projektes. Die Sponsoren sind auch Türöffner und Kontaktgeber fürs Projekt und oftmals stellen sie durch entsprechende „Überzeugungsarbeit“ die notwendige Unterstützung in den Fachabteilungen sicher.
- Projekt-Infrastruktur: Sorgen Sie für entsprechende Projekträume. Wenn die Mitarbeiter der Fachabteilungen die Projektarbeit in ihrem eigenen Büro ausführen, dann werden sie ständig durch das „Daily Business“ abgelenkt. Als Folge werden die geforderten Projektziele oft nicht erreicht.
Nach all diesen Vorarbeiten sind Sie bereit für die „echten“ EDI-Schritte in Ihrem Projekt.
Abstimmung der auszutauschenden Nachrichten mit Ihrem EDI-Geschäftspartner
Welche Nachrichten mit welchen Partnern in welchem EDI-Standard ausgetauscht werden, sollte zu diesem Zeitpunkt bekannt sein.
Hier geht es nun darum, für jeden einzelnen Partner und jede einzelne Nachricht zu definieren, welche Daten konkret ausgetauscht werden sollen. Das sind im weiteren Sinn die so genannten Mapping-Vorschriften. Diese Definition ist abhängig vom gewählten EDI-Standard und der zu übertragenden Nachricht.
Warum ist diese Abstimmung notwendig, werden Sie jetzt fragen. Jede Nachricht in einem EDI-Standard verfügt über eine grosse Anzahl möglicher Felder. Diese Felder sind in Strukturen (zBsp Adresse, etc.) zusammengefasst. Für jedes einzelne Feld ist eine Definition hinterlegt die beschreibt, was das Feld in einem bestimmten Standard für eine Bedeutung hat.
Damit sollte alles klar sein, oder? Leider nicht ganz. Jede Nachricht verfügt normalerweise über einige Tausend Felder. Es gibt viele ähnliche Felder und oft sind die Definitionen zu diesen Feldern nicht eindeutig genug. Erfolgt hier keine Abstimmung, dann werden Sie und Ihr Geschäftspartner mit Sicherheit nicht dieselben Felder verwenden.
Das bedeutet, dass Sie am Ende dieses Schrittes wissen müssen, welche Daten Sie in welchen Feldern an Ihren Geschäftspartner senden (oder von Ihrem Geschäftspartner empfangen). Gleichzeitig ist dann auch definiert, wo in Ihrem System die benötigten Daten verfügbar sind, bzw. abgespeichert werden.
Der Aufwand für diesen Schritt wird meist unterschätzt. Denn Sie müssen jedes einzelne Feld diskutieren, das Sie mit Ihrem Geschäftspartner austauschen wollen. Vielfach sind die Feldinhalte nicht ganz klar und es braucht deshalb zusätzliche firmeninterne Abklärungen in den betroffenen Fachabteilungen. Aber gerade wegen diesem Schritt haben Sie die Fachabteilung ja mit ins „Projektboot“ geholt. Und vergessen Sie nicht, diese Mapping-Vorschriften bilden die Basis für die weiteren Projektschritte. Je sauberer Sie hier gearbeitet haben, desto weniger Korrekturen und Anpassungen sind im weiteren Projektverlauf notwendig. Damit lassen sich gleichzeitig auch Projektkosten einsparen.
Realisierung der Meldung im eigenen System
Nachdem Sie die entsprechenden Abklärungen gemacht haben und daraus die Mapping-Vorschriften erstellt haben kann die Informatikabteilung mit der Realisierung der Meldung beginnen. Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sehr wichtig. Es ist wesentlich einfacher und auch günstiger, Fragen direkt abzuklären statt die gemachten Fehler dann später zu korrigieren.
Hier noch ein Rat. Wenn Sie in Ihrem Projekt eingehende und ausgehende Meldungen entwickeln werden, dann starten Sie nach Möglichkeit mit einer ausgehenden Meldung. Es ist wesentlich einfacher, eine Meldung aus dem eigenen System zu erstellen und an einen Geschäftspartner zu versenden, als eine Meldung zu empfangen und zu verarbeiten.
Warum das? Das Verbuchen der Meldung im eigenen System ist normalerweise eine aufwendige Sache, denn meist fehlen Ihnen gewisse Muss-Daten. Der Grund kann sein, dass der Geschäftspartner diese Daten gar nicht liefern kann, oder dass Sie diese Daten schlichtweg vergessen haben weil Sie die Spezifika Ihres Systems nicht genau untersucht haben. Diese Daten müssen Sie dann von Ihrem Geschäftspartner nachträglich anfordern oder selber erzeugen.
Ein weiteres Plus für die ausgehende Meldung ist, dass Sie in Ihrem Projekt wesentlich schneller ein Erfolgserlebnis verbuchen können. Solche Erfolge sind oft entscheidend für den weiteren positiven Verlauf des Projektes.
Testphase
Hier werden Testmeldungen zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht.
Wenn Sie Meldungen an den Partner versenden, dann können Sie bereits vor dem ersten echten Versenden der Daten umfangreiche interne Tests durchführen. Sie können firmenintern sicherstellen, dass die Nachricht den in Phase 2 erstellten Mapping-Spezifikationen entspricht.
Beim Empfang von Nachrichten ist dies wesentlich schwieriger. Solange Sie keine echten Daten zur Verfügung haben, können Sie nur spekulieren. Das bedeutet, dass Sie sich Testmeldungen aufgrund der Mapping-Definitionen zusammenbauen müssen. Dies kann unter Umständen sehr aufwendig sein. Wenn Sie dann die ersten Meldungen erhalten, sehen diese meist etwas anders aus, obwohl ja eine gegenseitige Definition zwischen den Geschäftspartnern aus Phase 2 existiert.
Ich vergleiche dies auch immer wieder mit dem Bau eines Tunnels. Der Tunnel wird gleichzeitig von beiden Seiten her in den Berg getrieben mit dem Ziel, dass sich die beiden Röhren in der Mitte des Berges zu einem durchgängigen Tunnel verbinden. Die Tunnelröhren sollten sich aufgrund der in Phase 2 gemachten Definitionen genau in der Mitte des Berges und auf gleicher Höhe treffen. Nicht alle Tunnelbauer haben dieses Ziel auf Anhieb erreicht ...
Je nach Qualität von Design und Entwicklungsarbeit sind deshalb in dieser Phase grössere oder kleinere Anpassungen vorzunehmen.
Produktiv-Parallelphase
Nach erfolgreicher Testphase werden die Meldungen in den Produktiv-Parallelbetrieb übernommen. Das bedeutet, dass alle Daten wie gehabt an die Geschäftspartner versendet werden, gleichzeitig aber alle Daten auch als EDI-Nachricht verschickt werden. Der Geschäftspartner prüft, dass in seinem System beide Informationen zum gleichen Resultat führen. Dasselbe gilt natürlich auf für den umgekehrten Fall, wenn Sie Meldungen von Ihrem Geschäftspartner empfangen.
Führen diese Tests zu einem erfolgreichen Resultat, dann kann vollständig auf die EDI-Kommunikation umgestellt werden und alle anderen Nachrichten-Übertragungsarten werden gestoppt.
Ist das zu einfach?
Sie denken, dieser Bericht stelle alles viel zu einfach dar? Sicher, auch beim Befolgen der obigen Schritte werden Sie in Ihrem Projekt auf einige Probleme stossen. Diese Probleme werden im Verhältnis aber klein und damit nicht unüberwindbar sein.
Hier noch ein wichtiger Rat, den Sie auf Ihrem Projektweg beherzigen sollten: Packen Sie nicht alle Meldungen mit allen Geschäftspartnern in ein Projekt. Schnüren Sie Pakete, die Sie auch tragen können. Es ist besser, mehrere kleine Projekte zu realisieren, als ein einziges grosses Projekt.
Denn die Durchlaufzeiten sowie die Erfolgschancen kleiner Projekte sind wesentlich grösser. Weiter sind häufigere Erfolgsmeldungen auch eine gute firmeninterne Werbung für Sie und Ihr Projektteam.
Ich hoffe es ist mir gelungen Ihnen zu zeigen, dass auch EDI-Projekte nicht anders als andere Projekte zu betrachten sind. Obwohl immer noch oft das Gegenteil behauptet wird... |
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Bernhard Troger
Mitglied der Geschäftsleitung
Leiter Entwicklung & Finanzen
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