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| Das Ende der Informatik-Abteilungen? |
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| | Sind die firmeninternen Informatikabteilungen heute überhaupt noch zeitgemäss? Oder sind diese Abteilungen gar dem Untergang geweiht?
Das Gegenteil ist der Fall. Denn was viele Firmenleiter heute scheinbar noch nicht verstehen ist, dass die Informatikabteilungen entscheidend zum zukünftigen Erfolg des Unternehmens beitragen werden! Was können Sie als Informatikleiter also tun, um diese Situation entsprechend zu ändern?
Warum dieser Bericht für Sie nützlich ist?
Ihnen ist sicher auch schon aufgefallen, dass die Informatikabteilungen in vielen Unternehmen stark an Ansehen eingebüsst haben. Noch vor wenigen Jahren waren die Informatiker eine Art Halbgötter, die durch die heiligen Hallen der Unternehmen wandelten (bitte entschuldigen Sie diese Ausdrucksweise). Heute werden die Informatiker vielerorts gerade noch geduldet, sofern Sie nicht schon „out-ge-sourced“ wurden.
Möchten Sie wissen woran das liegt? Welche sofort umsetzbaren einfachen Massnahmen zu einer Verbesserung führen; und damit der Informatik wieder den Stellenwert im Unternehmen verschaffen, den sie eigentlich verdient?
Als verantwortungsvoller Informatik-Leiter werden Sie an diesem Thema besonders stark interessiert sein? Aber auch als interessierter und aufgeschlossener Informatik-Profi kommen Sie nicht an dieser Diskussion vorbei. Gönnen Sie sich doch die paar Minuten zum Weiterlesen.
Sollten Sie jedoch mit Ihrer aktuellen Situation zufrieden sein und kennen bereits alle Tipps und Tricks zu diesem Thema, dann können Sie jetzt beruhigt aufhören zu lesen und wieder Ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Wir wollen doch nicht, dass Sie Ihre wertvolle Zeit verschwenden!
Falls die Informatik in Ihrem Unternehmen heute bereits eine gute Position hat, dann hängt das entscheidend mit der Qualität Ihrer Arbeit zusammen. Sie haben die Anforderungen an die moderne Informatik verstanden! Vorschlag: lesen Sie den folgenden Bericht trotzdem, es gibt bekanntlich immer Raum für Verbesserung. Betrachten Sie es als eine entspannende Lektüre, die Sie in Ihrem Handeln bestätigt und Ihnen trotzdem noch einige nützliche Tipps für den Alltag mitgeben kann.
Ich werde in diesem Bericht soweit als möglich auf Fremdwörter verzichten. Dieses Dokument soll leicht lesbar, die Tipps und Ideen einfach umsetzbar sein. Verschwenden wir keine Zeit mit komplizierten, akademischen Umschreibungen. Lassen Sie uns das tun wofür Sie in Ihrem Unternehmen bezahlt werden: Mitarbeiter führen, Prozesse optimieren, sich für Ihre Kunden (ich bezeichne die Fachteilungen Ihres Unternehmens als Kunden, denn ohne diese wären Sie wahrscheinlich arbeitslos) einsetzen, etc.
Ich wünsche Ihnen nun viel Spass beim Weiterlesen.
Am Anfang war der Computer
Natürlich wissen wir alle, dass das nicht stimmt! Aber wissen es wirklich alle? Wenn ich durch die verschiedenen Informatikabteilungen gehe, habe ich doch ab und zu so meine Zweifel. Oft habe ich den Eindruck, dass viele Informatik-Mitarbeiter nicht mehr genau wissen, was Ihre eigentliche Aufgabe im Unternehmen ist. Kennen Sie nicht auch diese Technokraten, die sich als Propheten neuster Technologien und Lösungen verstehen, ohne sich überhaupt die Frage zu stellen, wo denn der eigentliche Nutzen Ihrer Arbeit für das Unternehmen liegen könnte? In „freier Wildbahn“ bewegen sich Exemplare dieser Spezies nicht nur in Informatikabteilungen, Sie wurden auch schon in anderen Bereichen des Unternehmens gesichtet (bitte jetzt keine Bemerkungen über Abschussquoten...).
Technokraten haben die „Forschungsmentalität“ in einigen Informatikabteilungen in den letzten Jahren stark begünstigt. Dies macht sich auch durch die Erfindung immer neuer Schlagworte bemerkbar, die von selbsternannten Informatik-Gurus als Lösung aller Probleme proklamiert werden. Deshalb werden viele Projekte im Stil „Jugend forscht“ gestartet. Die Technik steht dabei im Vordergrund, Zielsetzungen und Projektnutzen werden nicht definiert. Nicht selten verschwinden diese Projekte später ohne jede Begründung von der Bildfläche. Oft mit der Hoffnung, dass niemand im Unternehmen je nach dem Grund für das plötzliche Verschwinden fragen möge.
Als Beispiele der jüngsten Zeit können hier Begriffe wie CRM, XML und JAVA aufgeführt werden. Sie wurden und werden von vielen Informatikern als Lösung aller Probleme gelobt. Verstehen Sie mich bitte nicht falsch, diese Ansätze und Techniken haben ihre Daseinsberechtigung wie andere bereits etablierte Ansätze auch. Aber jede Lösung ist umgekehrt proportional zur Sinnhaftigkeit des Einsatzes, sprich: Auf den sinnvollen Einsatz kommt es an!
Merke:
Glauben Sie nicht alles, was Informatik-Propheten (manchmal auch Analysten und Softwarehersteller genannt) verkünden. Wenn Sie nicht selbst das angepriesene Produkt 100% verstehen und den Nutzen klar aufzeigen können, dann werden Sie mit dem Produkt die angestrebten Ziele garantiert nicht erreichen. |
Wer soll das bezahlen
Wenn über die Informatikabteilung gesprochen wird, dann ist heute in vielen Unternehmen häufig die Rede von mangelnder Kompetenz, zuviel Techniklastigkeit oder fehlendem betriebswirtschaftlichem Verständnis. Sicher sind einige der „Vorwürfe“ nicht von der Hand zu weisen, denn teilweise haben die Informatik-Abteilungen selbst durch gescheiterte „Forschungsprojekte“ zu diesem schlechten Image beigetragen.
Zusätzlich wird dieses Verhalten dadurch verstärkt, dass in vielen Unternehmen die Informatikkosten durch ein Umlageverfahren von den restlichen Abteilungen finanziert werden müssen. Diese Abteilungen können nicht entscheiden, ob und wie viel Sie in die Informatik investieren wollen. Verwundert es da, wenn viele Fachbereiche mit den internen Informatikleistungen nicht mehr zufrieden sind. Nach Auswegen suchend wird deshalb oft Informatikunterstützung bei externen Stellen eingeholt und die eigene Informatik übergangen.
Es gibt viele Firmen, die solche Forschungsprojekte zur Zeit noch bezahlen. Doch das wird mit Sicherheit nicht immer so bleiben! Mit diesem Wissen sollten Sie heute entsprechend reagieren. Hier deshalb gleich zwei der naheliegendsten Möglichkeiten:
- Die Einfache: machen Sie weiter wie bisher. Aber ich garantiere Ihnen, dass Sie eines Tages von der Realität eingeholt werden. Ich hoffe Sie können viel einstecken, denn die Realität kann brutal sein.
- Die Sinnvolle: passen Sie schon heute Ihre Strategie an und hinterfragen die Projekte nach dem Nutzen für Ihr Unternehmen. Realisieren Sie Lösungen, die von den Abteilungen gefordert und damit anschliessend auch genutzt werden.
Durch diese gezielte Kostenoptimierung sind Sie für zukünftige Diskussionen zur Effizienz Ihrer Informatikabteilung bestens gerüstet. Es wird Ihnen mehr Spass machen, wenn Sie bereits bei den ersten Nutzendiskussionen die positive Bilanz zwischen Aufwand und Ertrag aufzeigen können. Damit werden Sie den Kritikern in Ihrem Unternehmen den Wind aus den Segeln nehmen, bevor diese überhaupt richtig loslegen können.
Ziel:
Auf den sinnvollen Einsatz der Informatikmittel kommt es an. Besinnen Sie sich auf die eigentliche Aufgabe der Informatik; nämlich optimaler Nutzen von Informationen für Menschen, die Umsatz für das Unternehmen generieren müssen (tja, auch Ihr Gehalt muss von jemandem bezahlt werden). Hinterfragen Sie bei jedem Projekt, ob es diesem Grundsatz folgt. |
Big Brother is watching you
Die Informatik wird heute nicht mehr in erster Linie von der Technik bestimmt, sondern von der Betriebswirtschaft. Dies ist ein grosser Vorteil und eine Chance für die Informatik. Denn damit zeigt das Unternehmen, dass die Informatik denselben Stellenwert hat wie die klassischen Unternehmenszweige Marketing, Verkauf, Produktion, etc., die einzig und allein betriebswirtschaftlichen Betrachtungen unterworfen sind.
Ich habe gehört, dass es immer noch ein paar Technokraten geben soll, denen die oben beschriebene Tatsache nicht bekannt ist. Sie fühlen sich eingeschränkt durch die Vorschriften, die Ihnen das Informatik-Controlling setzt (das Informatik-Controlling durchleuchtet die Informatikabteilung nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten). Sie sehen sich in eine ungerechte Defensivposition gedrängt, wo es hauptsächlich darum geht, die eigenen Tätigkeiten nach allen Seiten zu rechtfertigen.
Jede Medaille hat bekanntlich zwei Seiten. Sie können Ihre Zeit weiterhin damit verbringen, sich über das Controlling und dessen Regel- und Kontrollwerk zu ärgern und endlose Diskussionen zu diesem Thema führen. Oder aber Sie stellen sich der Herausforderung, nutzen die Zeit und den vorhandenen Freiraum zu Ihrem Vorteil und bieten in Ihrem Unternehmen die bestmöglichen Lösungen an. Durch Realisieren der „richtigen“ Lösungen findet gleichzeitig auch eine Kostenoptimierung (wie im vorherigen Kapitel beschrieben) statt.
Ziel:
Verstehen Sie das Informatik-Controlling in Ihrem Unternehmen nicht als Belästigung, sondern als Chance und Unterstützung auf dem Weg zur kostenoptimierten Informatik von morgen. |
Freiraum statt Bürokratie
Nutzen Sie in Ihrer Abteilung den vorhanden Freiraum? Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in der kreativen, sinnvollen Lösungsfindung? Eine Abteilung braucht keine Bürokratie, Sie braucht Organisation mit Mitarbeitern, die Mut und Freiraum für Entscheidungen haben. Bürokratie ist der Killer von motivierten, innovativen und aktiven Mitarbeitern. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr motivierte Mitarbeiter leisten werden. Beherzigen Sie meinen Ratschlag: „Schaffen Sie Freiräume für Ihre Mitarbeiter und haben Sie Mut zu unkonventionellen Entscheidungen. Motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter zu diesem Schritt, denn: Bürokratie stoppt jede Innovation!“.
Wie verhalten Sie sich gegenüber Ihren Kunden? Wollen Sie deren Anliegen kennen lernen? Sind Sie froh, wenn Kunden nach neuen Lösungen verlangen oder empfinden Sie diese Kunden als lästig? Müssen sich diese Kunden durch ein Labyrinth von Formularen kämpfen mit dem Resultat, dass nur die Stärksten (sprich Hartnäckigsten) überleben? Dann dürfen Sie sich nicht wundern, dass manche Abteilungen keine Anforderungen mehr an die Informatik formulieren und die Lösungen ausserhalb der unternehmenseigenen Informatikabteilung oder sogar ausserhalb des Unternehmens suchen.
Deshalb müssen Sie die beschriebenen Freiräume auch ausserhalb Ihrer Abteilung im gesamten Unternehmen kommunizieren. Auch Ihre Kunden müssen von diesen Freiräumen profitieren können, indem Sie sich auf einfachste Weise an die Informatikabteilung wenden können. Wenn Besprechungen nur nach Durchlaufen eines komplizierten Antragverfahrens möglich sind, dann haben Sie in Ihrer Abteilung bald keine Probleme und Sorgen mehr. Im Gegenteil, Sie werden mehr als genug Zeit haben. Warum? Weil Sie nämlich schon sehr bald keine Kunden mehr haben!
Ziel:
Schaffen Sie mehr Freiräume für Ihre Mitarbeiter, aber auch für Ihre Kunden. Haben Sie den Mut zu unkonventionellen Lösungen. Die Devise lautet: „Freiraum statt Bürokratie!“. |
Interesse am Mitarbeiter
Wissen Sie als Informatik-Verantwortlicher woran Ihre Mitarbeiter arbeiten? Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Leute und beschäftigen sich mit deren Anliegen? Dann werden Sie auch wissen, wo Probleme in Ihrer Abteilung existieren. Warum Mitarbeiter allenfalls unzufrieden sind und mit welchen Massnahmen diese Situationen behoben werden können. Die Qualität des Vorgesetzten prägt auch die Mitarbeiter und widerspiegelt sich in der gesamten Abteilung.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass dieses Motivationsgetue nichts bringt und Ihre Mitarbeiter einfach die Arbeit machen sollen (denn dafür werden Sie ja schliesslich bezahlt), auch gut. Aber geben Sie Ihren Mitarbeitern wenigsten den notwendigen Freiraum um diese Arbeiten in der entsprechenden Zeit und Qualität auszuführen. Freiraum bedeutet hier konkret, dass die 3 Punkte: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung für einen einzelnen Mitarbeiter deckungsgleich sind.
Ziel:
Bringen Sie Ihren Mitarbeitern Interesse für deren Aufgaben, aber auch Sorgen und Probleme, entgegen. Damit schaffen Sie Motivation und erhöhen automatisch die Qualität in Ihrer Abteilung! |
Grenzen als Chance
Sie glauben, Ihre Mitarbeiter könnten mit diesen Freiräumen nicht umgehen? Haben Sie es schon versucht? Fürchten Sie, Ihre Position als Vorgesetzter wird dadurch in Frage gestellt? Wissen Sie eigentlich, wie Ihre eigenen Mitarbeiter Sie und Ihre Arbeit, vor allem aber auch Ihre Führungsqualitäten, einschätzen?
Wenn Sie nichts wagen, werden Sie eines Tages vor vollendete Tatsachen gestellt. Aber dann ist es für Massnahmen Ihrerseits definitiv zu spät! Also schaffen Sie Bürokratie und Beamtenstatus, falls vorhanden, in Ihrer Abteilung ab. Reduzieren Sie die Anzahl Formulare soweit als möglich, „neudeutsch“ auch bekannt als: „reduce to the max“. Flache Strukturen mit mehr Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter wirkt sich auf alle Tätigkeiten positiv aus. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Freiräume, machen Sie Ihnen Mut diese zu nutzen. Ich weiss, woran Sie gerade denken. Es ist ein kleiner Schritt von „Freiräume nutzen“ zu „Freiräume ausnutzen“. Zeigen Sie deshalb die Grenzen der Freiräume auf, in denen sich die Mitarbeiter in Eigenverantwortung bewegen sollen. Erklären Sie, dass dies stichprobenartig überprüft werden kann.
Wichtig ist, dass die Stichproben bei den Mitarbeitern nicht Angst verursachen und damit jeglichen Tatendrang hemmen. Vielmehr sollen diese Stichproben als Chance verstanden werden, mit dem Vorgesetzten zu kommunizieren und sich ständig zu verbessern. Das Hauptziel der Stichproben darf nicht Kritik sein, sondern Lob und Motivation. Die Mitarbeiter werden es Ihnen durch mehr Leistung und damit bessere Ergebnisse danken.
Ziel:
Freiraum braucht Grenzen. Setzen Sie klare, sinnvolle Grenzen. Setzen Sie diese konsequent durch. |
Der Dienstleister im Unternehmen
Wissen Sie, wer Ihre Kunden sind? Wer Ihre Aufwände bezahlt? Verstehen Sie sich als Dienstleister gegenüber den anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen?
Gehen Sie und Ihre Mitarbeiter aktiv auf die Kunden zu um herauszufinden, wo Sie als Informatik sinnvolle Unterstützung zur Vereinfachung der täglichen Abläufe bieten können. Zeigen Sie Interesse an deren Anliegen. Reden Sie mit Ihren Kunden – aber in einer Sprache, die alle verstehen. Solange Sie mit Informatik-Fachbegriffen um sich werfen werden ergebnisorientierte Diskussionen weiterhin sehr schwierig sein. Durch diese Zusammenarbeit mit den Abteilungen wird die Akzeptanz und das Ansehen der Informatik im Unternehmen automatisch steigen.
Die Freiräume und die Motivation der Mitarbeiter werden Sie zusätzlich in diesem Vorgehen unterstützen. Denn motivierte Mitarbeiter suchen nach den besten Lösungen für ein Problem. Die Lösung wird nicht zum Selbstzweck von Technokraten, sondern versteht sich als Dienstleistung der Informatikabteilung gegenüber dem restlichen Unternehmen.
Ziel:
Minimieren Sie den Einsatz von Formularen und vereinfachen Sie die Kommunikation zu Ihren Kunden. Freuen Sie sich, die Kundenanliegen annehmen und Lösungen dafür liefern zu dürfen. |
Das Richtige tun, das Falsche lassen
Keine Abteilung verfügt über unbeschränkte Ressourcen, auch Sie in der Informatikabteilung nicht. Deshalb müssen Sie sich auf das Wichtige konzentrieren und oftmals Dringendes zurückstellen. Dringende Vorhaben sind die kurzfristige Sicht, wichtige Vorhaben hingegen die langfristige Sicht eines Unternehmens. Sie stimmen mir deshalb sicher zu, dass ein Unternehmen langfristig vor allem durch die wichtigen Vorhaben erfolgreich sein wird.
Sie als Informatik-Verantwortlicher bauen damit entscheidend am langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens mit. Deshalb sind auch unpopuläre Entscheide gefordert, da jede Abteilung Ihre dringenden Anliegen als wichtig für das Unternehmen einstufen wird. Sie aber müssen diese abteilungsspezifischen Gewichtungen auf Unternehmensebene einander gegenüberstellen. Das ermöglicht Ihnen, die Kräfte zu bündeln und die Vorhaben mit dem grössten Nutzen für das Unternehmen zu realisieren.
Fehlende Kapazität sollte auch nicht mit dem Satz beantwortet werden: „Wir haben keine Zeit, wir sind total überlastet!“. Dieser Satz, wenn zuviel in der Argumentation mit dem Kunden verwendet, wird Sie mit der Zeit vor jeglichen weiteren Kundenanträgen „schützen“. Oder würden Sie unter diesen Umständen als Kunde noch weitere Anträge stellen? Wahrscheinlich nicht.
Die Kräfte bündeln und sich auf das wesentlich konzentrieren bedeutet aber auch, dass neben dem Tagesgeschäft und den laufenden Projekten zusätzlich auch immer Raum für die Behandlung von neuen (wichtigen) Anträgen vorhanden sein muss.
Ziel:
Konzentrieren Sie sich auf das wirklich Wichtige! Die dringenden (anstelle der wichtigen) Arbeiten erledigen macht Sie zum „gerngesehenen Feuerwehrmann“, bringt das Unternehmen langfristig aber nicht weiter. Reagieren ist gut, Agieren ist besser. |
Und nun? Wie weiter?
Wenn Sie jetzt keine Antwort auf diese Frage haben, dann war ich mit meinen Ausführungen nicht erfolgreich. Ich werde daran arbeiten, möchte Ihnen aber trotzdem für die aufgewendete Zeit danken.
Für alle anderen Leser hier noch einige abschliessende Bemerkungen: dieser Bericht versteht sich nicht als Wunderschlüssel zur Lösung aller Probleme. Aber bereits die Umsetzung einiger weniger Punkte wird sich in der Praxis positiv auswirken. Verbesserung ist bekanntlich ein schrittweiser Prozess.
Starten Sie mit einem oder zwei Punkten, bei deren Umsetzung Sie für Ihre Abteilung und sich selbst den entsprechenden Nutzen sehen. Neuerungen brauchen Zeit. Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern, aber auch Ihren Kunden die Chance, mit diesen Änderungen zu wachsen. Denn nur wer den Nutzen einer Veränderung versteht, wird diese in der Zukunft auch unterstützen. Eine Zukunft, die Ihnen und Ihrer Abteilung den Stellenwert bringen wird, den Sie verdienen! |
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Bernhard Troger
Mitglied der Geschäftsleitung
Leiter Entwicklung & Finanzen
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